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Büro-Inspiration

8 Tipps für die Arbeit in einer modernen Büroumgebung

07.12.2017

Technologische Fortschritte haben unsere Arbeitsabläufe verändert und im Laufe der Zeit einen bedeutenden betrieblichen Wandel herbeigeführt. Im digitalen Zeitalter wurden klobige Desktop-Computer, Aktenschränke und das allseits beliebte Heftgerät im Namen des Fortschritts ausgemustert. Welche grundlegenden Dinge sind also erforderlich, um eine benutzerfreundliche und produktive Umgebung in einem neuen modernen Büro zu schaffen?

  1. Extrem schneller Internetzugang

In der vom Internet geprägten Welt von heute können Sie jede Menge Zeit sparen und Ihre Effizienz erhöhen, indem Sie so viel wie möglich online erledigen. Durch die Verwendung eines Servers können Ihre Kollegen auf alle Ihre Dokumente zugreifen. Auf diese Weise wird eine bessere Form der Zusammenarbeit und Informationsspeicherung ermöglicht.

Lee Penson, CEO des wegbereitenden kommerziellen Architekturbüros Penson, hat bereits für Google, Jay Z und YouTube an visionären Projekten gearbeitet. Penson ist ein Experte darin, extrem produktive Arbeitsumgebungen zu schaffen. Sein Leitspruch lautet: „Technologie kann einem Flügel verleihen. Mit ihr lässt sich ungenutztes Potenzial erschließen und der eigene Handlungsspielraum vergrößern“.

  1. Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

„Nahezu jedes Blatt Papier wird heutzutage digitalisiert, daher muss sich das möglichst einfach bewerkstelligen lassen“, erklärt Marc Lawn, ein vielseitig begabter Geschäftsguru, der als leitende Führungskraft auf mehr als 20 Jahre Erfahrung zurückblicken kann. Die Büros in jeder Branche setzen zunehmend auf ein papierloses Arbeiten. Eine Möglichkeit, Ihre gedruckten Dokumente zu digitalisieren, besteht darin, sie einzuscannen und auf Ihren Server hochzuladen.

Wenn Sie Ihre Dokumente einscannen und auf Ihrem Computer speichern, sollten Sie auf die nötige Sicherheit bedacht sein und einen Aktenvernichter verwenden, um alle vertraulichen oder wichtigen Dokumente auf Papier sicher zu entsorgen.

  1. Recycling

Um im Jahr 2019 ganz vorne mit dabei zu sein, müssen Sie nicht nur auf dem aktuellen technischen Stand sein, sondern auch umweltbewusst denken. Ein guter Anfang wäre es zum Beispiel, eine Wertstofftonne an Ihrem Arbeitsplatz aufzustellen. So tragen Sie nicht nur Ihren Teil zum Umweltschutz bei, sondern zeigen auch, dass Ihrem Unternehmen diese Dinge am Herzen liegen. Lawn erklärt es wie folgt: „Durch die Bereitstellung einer Wertstofftonne wird Ihren Mitarbeitern und Gästen die Botschaft vermittelt, dass Ihnen die Umwelt wirklich am Herzen liegt und dass Sie Ihren Teil zum Schutz des Planeten beitragen wollen.“

  1. Whiteboard

Whiteboards sind eine hervorragende Möglichkeit, die Kollegen zusammenzubringen, um zu kommunizieren und kreativ zu werden. Lassen Sie die technologischen Aspekte für einen kurzen Augenblick außer Acht und investieren Sie einfach in ein Whiteboard und einige entfernbare Marker. Sie werden überrascht sein, wie sehr die Kreativität Ihrer Mitarbeiter dadurch gefördert wird.

Durch die Verwendung eines Whiteboards lässt sich auch Ihre allgemeine Kommunikation effizienter gestalten. Lawn erklärt: „In der sich rasch verändernden Welt, in der wir arbeiten, ist es viel produktiver, sich mithilfe eines interaktiven Whiteboards auszutauschen, anstatt zunächst eine E-Mail zu verschicken, eine Veränderung vorzuschlagen, die Veränderungen vorzunehmen, erneut eine Genehmigung anzufordern und so weiter und so fort.“

„Einer meiner Kunden hat ein interaktives Whiteboard installiert. Sobald auf Anfragen geantwortet werden muss, werden einfach Teams zusammengestellt, um sich der Sache anzunehmen. Dadurch konnten die Abfertigungszeit halbiert und der E-Mail-Verkehr innerhalb des Unternehmen um fast zehn Prozent gesenkt werden.“

  1. Wohlbefinden im Büro

Sie würden staunen, wie sehr sich die Produktivität am Arbeitsplatz durch ein wenig frische Luft und Wasser steigern lässt. Auch wenn die Technologie mittlerweile eine tragende Rolle im modernen Büro von heute spielt, ist Penson der Ansicht, dass in jeder Arbeitsumgebung auch ein Platz für die Natur ist: „Sorgen Sie für eine saubere und gesunde Atmosphäre sowie ausreichend frische Luft. Stellen Sie außerdem eine Obstschale, jede Menge frisches Trinkwasser und Fruchtsäfte bereit. Wie ein alter Freund von mir zu sagen pflegte:„Ein gesunder Körper kann Berge versetzen. Die langfristige Gesundheit sollte daher keinesfalls durch die Arbeit in Mitleidenschaft gezogen werden.“

  1. Sonnenlicht

Lassen Sie uns kurz beim Thema Wohlbefinden im Büro bleiben. Penson ist der Ansicht, dass sich die Kreativität und Produktivität am Arbeitsplatz auch durch viel Tageslicht steigern lässt: „Sie benötigen einen Arbeitsplatz, der Sie inspiriert – und nicht ein Büro mit einer furchtbaren abgehängten Decke. Sie brauchen Wärme und das Gefühl, sich in einem natürlichen Raum zu befinden.“

  1. Bequeme Bürostühle

An einem modernen Arbeitsplatz verbringen Sie viele Stunden damit, an einem Schreibtisch zu sitzen und auf einen Bildschirm zu schauen. Wenn Sie so viel Zeit im Sitzen verbringen, sind Sie auf einen guten und bequemen Bürostuhl angewiesen. Gemma Went, eine Online-Unternehmensberaterin, sagt dazu: „Wir sitzen über sehr lange Zeiträume und das ist keineswegs gut für unseren Körper. Nehmen Sie sich also ruhig die Zeit, um Nachforschungen anzustellen oder jemanden zu fragen, der sich mit dem Thema Ergonomie am Arbeitsplatz auskennt, um sicherzustellen, dass es immer gut um Ihre Gesundheit bestellt ist.“

  1. Hochwertige Mikrofone

Live-Streaming und Videokonferenzen gehören in einem modernen Büro zum Alltag. Dadurch wird es möglich, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die sich möglicherweise auf der anderen Seite der Welt befinden. Um diese Meetings jedoch möglichst optimal zu nutzen, müssen Sie in hochwertige Kameras und Mikrofone investieren. Went meint: „Sie benötigen ein erstklassiges Mikrofon. Diese Investition macht einen enormen Unterschied aus. Ein schick eingerichtetes Büro nützt Ihnen schließlich überhaupt nichts, wenn Sie Ihre Kunden oder Mitarbeiter nicht richtig verstehen können.“

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