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Büro-Inspiration

Eine To Do-Liste, die Ihr Leben verändert

01.12.2016

Der lange, erholsame Sommerurlaub ist für viele Büroangestellte eine der schönsten und längsten Pausen im Jahr. Umso schwieriger kann die darauffolgende Rückkehr an den Arbeitsplatz fallen. Neben unzähligen unerledigten Aufgaben, ungelesenen E-Mails und Kollegen mit dringenden Fragen kommt bei vielen Urlaubsrückkehrern am ersten Arbeitstag gleich der Stress zurück.

Doch kein Grund zur Panik: Wer seine Aufgaben nach Priorität aufteilt, kann schnell wieder Herr der Lage werden. Wie organisieren Sie Ihre Arbeit am besten nach längerer Abwesenheit? Mit unseren Tipps und Tricks für die perfekte Aufgabenliste wird der erste Tag zurück am Arbeitsplatz zum Kinderspiel.

Prioritäten setzen mit der 1-3-5-Regel


Statt jede Kleinigkeit aufzuführen, setzt eine gute To-do-Liste Prioritäten. Dabei kann die 1-3-5-Regel eine große Hilfe sein. Befolgen Sie sie einfach, damit Sie sich auf die wesentlichsten Punkte konzentrieren können.

Schnappen Sie sich einen guten Stift und Papier und schreiben Sie eine Hauptaufgabe für den Tag auf, die Sie unbedingt erledigen möchten. Darunter vermerken Sie drei weitere wichtige Aufgaben, die ebenfalls noch an diesem Tag abgearbeitet werden sollten. Zum Schluss wählen Sie fünf kleinere Arbeiten aus, die Sie, wenn möglich, abhaken möchten, die aber weniger dringend sind als die anderen vier. Falls Sie einige Aufgaben nicht am selben Tag erledigen konnten, notieren Sie sich diese am nächsten Tag erneut und versuchen Sie sie dieses Mal abzuarbeiten.

Mehr Farbe für mehr Struktur

Bei Aufgabenlisten können farbliche Kennzeichnungen für noch mehr Struktur sorgen. Benutzen Sie zum Beispiel Haftnotizen in verschiedenen Farben, um leichter zwischen verschiedenen Aufgaben unterscheiden zu können. Verwenden Sie zum Beispiel rote Zettel für Aufgaben mit der höchsten Prioritätsstufe, gelbe Zettel für Aufgaben mit einer mittleren Prioritätsstufe und grüne Zettel für Aufgaben mit der niedrigsten Prioritätsstufe. Bewahren Sie Ihre To-do-Liste außerdem so auf, dass Sie sie immer im Blick haben, wie zum Beispiel neben dem Telefon oder neben ihren Schreibtischutensilien.

E-Mails richtig sortieren

Hunderte von unbeantworteten E-Mails im Posteingang können auf den ersten Blick überwältigend wirken, doch mit ein wenig Planung können Sie schnell ein geordnetes System einführen. Statt eine E-Mail nach der anderen zu beantworten, sollten Sie sich Prioritäten setzen. Löschen Sie sofort alle E-Mails, die für Sie irrelevant sind oder deren Inhalt bereits von Kollegen bearbeitet wurde. Für E-Mails mit Handlungsbedarf und E-Mails mit wichtigen Informationen legen Sie am besten jeweils einen eigenen Ordner an. Wichtige Informationen können anschließend in Ruhe gelesen und im Notizbuch oder im Taschenkalender festgehalten werden, bevor Sie sie ebenfalls löschen.

Arbeiten ruhig delegieren

Viele von uns neigen dazu, Aufgaben alleine stemmen und alles auf die eigene To Do-Liste setzen zu wollen. Das kann jedoch kontraproduktiv wirken. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen und delegieren Sie Aufgaben nach Möglichkeit an Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sich dabei geschickt an; immerhin möchten Sie Ihre Arbeit nicht auf andere abwälzen, sondern sich die Stärken und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter zunutze machen.

To-do-Listen bringen Struktur in den Arbeitsalltag, befreien den Kopf und stützen das Gedächtnis. Vor allem nach dem Urlaub kann das dabei helfen, das Chaos von liegengebliebener Arbeit zu minimieren und mit dem Abhaken folgen oft kleine Erfolgserlebnisse.

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