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Immer im Fluss zwischen Office und Home-Office: praktische Tipps für dein hybrides Arbeiten.

13.09.2021

Die Mischform aus Präsenzarbeit im Büro und Remote Work an einem anderen Ort ist für moderne Unternehmen immer öfter der goldene Mittelweg geworden. Hybrides Arbeiten vereint die Bedürfnisse und Stärken von Mitarbeiter oftmals ideal mit den Anforderungen der Arbeitgeber. Im besten Fall steht eine hohe Zufriedenheit einem guten Ergebnis gegenüber.

Für viele ist die wöchentliche Kombination aus etwa drei Tagen im Büro und zwei Tage Home-Office der Idealfall, um das Beste aus beiden Welten zu verbinden: soziale Kontakte und eine leichtere Zusammenarbeit auf der einen Seite, mehr Flexibilität und Freiheit auf der anderen.

Wie du deinen persönlichen Mix gestaltest, kommt ganz auf deine Arbeitsweise, deine Aufgaben, auf deine persönlichen Vorlieben und die Unternehmenskultur an, die den Rahmen der Freiheit vorgibt.

Mit einem kleinen Test kannst du herausfinden, wie du am besten arbeitest. Außerdem findest du in diesem Beitrag einige Anregungen, wie du deine Prozesse und deine Kommunikation beim hybriden Arbeiten sinnvoll gestalten kannst. Hilfreiche Produkte und digitale Lösungen haben wir für dich auch zusammengestellt.

 

Bleiben wir in Kontakt: 
berufliche Beziehungspflege in Zeiten von New Work.

Echte menschliche Begegnungen gelten als unersetzlich. Und doch werden sie durch digitale Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit immer häufiger ersetzt. Viele der neuen Möglichkeiten haben sich in den letzten Monaten und Jahren durch ihre Flexibilität, Übersichtlichkeit und Effektivität bewährt. Videochats sparen gegenüber echten Meetings oft Zeit ein, Smalltalk findet meist weniger statt.

Persönliche Meetings bieten allerdings den Mehrwert, das Miteinander zu stärken und damit auch das Wir-Gefühl in einem Unternehmen zu fördern. Diese Form der "echten", unmittelbaren Kommunikation ist nicht nur gut für die Integration in das soziale Umfeld, sie unterstützt auch nachhaltig die Performance eines Teams.

Nimm dir deshalb bewusst die Zeit, nach der langen Phase im Home-Office jetzt beim Übergang zum hybriden Arbeiten das richtige Gleichgewicht für dich zu finden: Welche Routinen lassen sich fortführen, damit du einen guten Draht zu deinen Teammitgliedern hast? Welche neuen Wege findest du, um die Nähe und das Vertrauen zu Kolleginnen und Kollegen in Zukunft zu pflegen?

Ob Videocall, Telefonat, der gemeinsame Weg zur Arbeit oder das entspannte Gespräch kurz vor Feierabend: Finde für deine wichtigsten internen und externen Kontakte die richtigen Kanäle, um mit ihnen zu kommunizieren. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt, um Online- und Offlinewelten zu verbinden. Wie wäre es beispielsweise mit einem digitalen Nachmittagskaffee, einem neuen dynamischen hybriden Meetingformat oder einem monatlichen Wochenendausflug mit den liebsten Kollegen und Kolleginnen?

 

Immer auf dem neuesten Stand:
7 Tools für die gemeinsame digitale Kommunikation.

Beim hybriden Arbeiten – also bei der Kombination von Home-Office und der Arbeit im Büro gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen – ist es wichtiger denn je, dass Informationen zwischen allen Beteiligten laufend und effizient geteilt werden. Das kann das spontane Gespräch an der Kaffeemaschine sein, das können aber auch neue digitale Strukturen und flexible Software-Lösungen bieten. Mit dem gemeinsamen Ziel, dass die Kommunikation so gelingt, wie man es sich vorstellt.

  • Slack: Als „WhatsApp“ für Unternehmen ermöglicht Slack die Echtzeit-Chat Kommunikation im Team. Es ist auch möglich, verschiedene Gruppen zu erstellen und die entsprechenden Personen auch von außerhalb des Unternehmens in das Tool einzuladen. Slack kannst du direkt im Browser nutzen oder auch als Desktop-Version bzw. App herunterladen. Neben der Chatfunktion kannst du bei Slack auch Dienste wie Dropbox oder von Google integrieren sowie Telefonate und Videokonferenzen abhalten. Kleine Teams können Slack kostenlos nutzen, für mehr Nutzer und Funktionen findest du unterschiedliche kostenpflichtige Optionen.
  • Miro: Miro ermöglicht als virtuelles Whiteboard das gemeinsame zeitgleiche Arbeiten an Projekten. Auf dem Whiteboard kannst du beispielsweise eigene Workflow-Strukturen anlegen, Textdokumente und Grafiken hochladen, Ideen mit Post-its kommentieren und eigene einfache Formen und Pfeile erstellen. Ein Videochat und zahlreiche Plug-Ins für Google Drive, Adobe Creative Cloud oder Dropbox eröffnen weitere Möglichkeiten.
  • MeisterTask: MeisterTask ist ein intuitives Tool für dein Projekt- und Task-Management. Den Kern bilden Boards nach dem Kanban-Prinzip mit einer aufgeräumten Oberfläche, über die eigene Aufgaben genauso wie Teamprojekte organisiert werden können. Von einfachen Checklisten bis zu komplexen Projekten werden alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten. Für einzelne Arbeitselemente werden digitale Karten angelegt, die bis zur Fertigstellung durch den ganzen Arbeitsprozess begleitet werden. Ziel ist ein möglichst effektives und produktives gemeinsames Zusammenspiel.
  • Zoom Cloud Meetings: Neben Allround-Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts gibt es Programme wie Zoom, die speziell für Konferenzen und Webinare entwickelt wurden. Mit der cloudbasierten Lösung kannst du hochauflösende Videokonferenzen, Audiokonferenzen, Webinare und Live-Chats abhalten.
  • TeamViewer: Mit TeamViewer können über das Internet Rechner per Fernzugriff verbunden und ferngesteuert werden. Natürlich ist hierzu das Einverständnis des Anderen erforderlich. Das gibt dir beispielsweise die Möglichkeit, auf einen Rechner im Büro zuzugreifen oder den Computer bei Problemen fernwarten zu lassen. Außerdem ermöglicht TeamViewer das Arbeiten im Team oder den Austausch größerer Datenmengen. Auch Audio- und Videokonferenz-Funktion können über das Tool laufen. Um TeamViewer zu nutzen, muss die Software auf allen PCs installiert werden, die miteinander verbunden werden sollen.
  • Google Meet & Google Chat: Aus eins mach zwei: Was früher Google Hangouts war, sind nun Google Meetund Google Chat. Google Meet ist für Videoanrufe und Videokonferenzen mit mehreren Personen gedacht. Du kannst diesen Dienst kostenfrei direkt im Browser nutzen oder auf deinen Computer oder dein Smartphone herunterladen. Alles, was es braucht, ist ein kostenloses Google-Konto.
  • Microsoft Teams: Microsoft hat mit dem Nachfolger von Skype for Business ebenfalls seinen eigenen Messengerdienst für Unternehmen geschaffen. Mit Teams kannst du online nahtlos im Team zusammenarbeiten. Hierzu gibt es Online-Meetings, Direktkommunikation über Chats, Gruppenchats oder einen Dateitransfer in Echtzeit. Es gibt sowohl eine kostenlose als auch eine kostenpflichtige Variante.

 

Unterwegs zwischen beiden Welten:
deine Tech-Checkliste fürs hybride Arbeiten.

Damit für dich das Wechseln zwischen den eigenen vier Wänden und deiner Arbeitsstelle immer reibungslos läuft, haben wir hier für dich eine kleine Checkliste mit Produkten gemacht, die dir das hybride Leben leichter machen:

  • Zieh locker mit: Die Laptoptasche mit Rollen schont deinen Rücken und bietet außerdem Platz fürs Business-Outfit und Dokumente.
  • Für mehr Power to go: Laptop-Batterien und Powerbanks machen dir das Leben leichter, wenn die Steckdose mal nicht in unmittelbarer Nähe ist.
  • Bleib deinem System treu: Verwende am besten identische Planungsmittel zuhause wie auch am Arbeitsplatz. Dann verlierst du trotz Ortswechsel über Termine und To-dos nie den Überblick.
  • Doppelt hält besser: Wenn du wichtiges Equipment gerne mal im Büro oder am heimischen Schreibtisch liegen lässt, setzt du am besten auf zwei Versionen. Mit doppelter Netzkabel-Ausrüstung bist du beispielsweise an beiden Orten gut ausgestattet.
  • Kabelsalat schmeckt nicht jedem: Wireless Keyboards oder Wireless-Mäuse erweitern die Bewegungsfreiheit eines mobilen Laptop- oder iMac-Arbeitsplatzes und lassen sich gut transportieren.

Wo kannst du am besten arbeiten?
Mit dem Office-versus-Home-Office-Check findest du es heraus!

Mit diesem kleinen Test findest du heraus, wie deine Mischung aus Präsenzzeit im Büro oder Arbeitszeit in den eigenen vier Wände am besten aussehen sollte.

Kreuze einfach die zutreffenden Aussagen an, zähle die Anzahl der Kreuze zusammen und lies dein Ergebnis.

O Mir steht ein separates Zimmer zur Verfügung, in dem ich meine Arbeiten verrichten kann.
O Ich habe viel Selbstdisziplin und kann meine Aufgaben gut selbst strukturieren.
O Ich besitze ein sehr gutes Zeitmanagement.
O Ich habe kein Problem damit, alleine zu sein.
O Lösungen entwickle ich am liebsten für mich.
O Ich kann Privates sehr gut von Beruflichem trennen.
O Mein heimisches Umfeld respektiert, dass ich arbeiten muss, obwohl ich zuhause bin.
O Ich schiebe meine Aufgaben nicht auf die lange Bank.
O Privaten Ablenkungen wie Netflix und Co. kann ich gut widerstehen.
O Ich arbeite gern selbstständig.
O Ich nutze gerne und ausgiebig moderne Software zur Kommunikation.
O Ich habe eine schnelle Internet-Verbindung.
O Ich nehme mir bewusst kurze Pausen von der Arbeit.
O Ich habe einen bequemen Bürostuhl und -tisch.
O Ich kann auf alternative Möglichkeiten ausweichen (z.B. Coworking Spaces), falls ich ein persönliches Meeting abhalten muss.

 

Auswertung:

0-5 Kreuze:
Dein Ergebnis legt nahe, dass dir das gemeinsame Arbeiten im Büro guttut und seine festen Strukturen sich positiv aufs Gelingen deiner Jobs beitragen. Wähle deshalb eine Office-Home-Mischung mit einem starken oder überwiegenden Anteil an Präsenzzeit.

6-10 Kreuze:
Bei dir spricht einiges dafür, dass eine gesunde Mischung aus Home-Office und Office die beste Wahl sind. Wenn sich Phasen intensiver Kooperation und persönlichen Austauschs mit der Arbeit allein abwechseln, bist du am ehesten in deinem Element. Nimm dir also jede Woche mindestens einen Tag deine Aufgaben mit nach Hause.

11-15 Kreuze:
Du fühlst dich zuhause offenbar ziemlich wohl und kannst dich auf deine To-dos konzentrieren. Auch die technische Ausstattung spricht dafür, dass du überwiegend effektiv arbeiten kannst. Sofern es dein Job also zulässt, setze ruhig einen klaren Schwerpunkt auf die eigenständige Arbeit zuhause.

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