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Ratgeber

Nach Weihnachten ist vor dem Chaos: So priorisieren Sie Ihre E-Mails

06.12.2019

Egal ob nach längerer Krankheit oder nach einem erholsamen Weihnachtsurlaub – eine E-Mail-Flut erwartet die meisten Büroarbeiter nach längerer Abwesenheit. Wer weiß, dass das digitale Postfach im Büro überfüllt ist, öffnet nur ungern sein E-Mail-Programm. Manche Büroarbeiter müssen Hunderte von E-Mails durchforsten und verbringen Tage damit, wieder Herr der Lage zu werden. In diesen Situationen kann ein wenig Organisation, und in einigen Fällen sogar ein Hauch von Ignoranz bei der Bewältigung helfen.

Vier Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mails organisieren

 

Die richtige Vorbereitung

Am besten ist es natürlich, wenn der Posteingang gar nicht erst unübersichtlich wird. Um das zu erreichen, muss man bereits im Voraus einige Vorbereitungen treffen. Sorgen Sie dafür, dass Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten. Diese wird automatisch an alle Personen geschickt, die Ihnen eine E-Mail senden. Diese Benachrichtigung sollte kurz und professionell sein. Geben Sie an, in welchem Zeitraum Sie nicht zu erreichen sind, und weisen Sie darauf hin, dass einer Ihrer Kollegen in dringenden Angelegenheiten telefonisch oder per E-Mail erreicht werden kann. Die Kontaktinformationen Ihrer Vertretung sollten in der Abwesenheitsbenachrichtigung enthalten sein. Wichtig ist, dass Sie Ihren Kollegen bereits im Voraus fragen, ob er oder sie bereit ist, diese Aufgabe für Sie zu übernehmen.

Alles löschen

Wenn die Menge der Nachrichten nicht zu bewältigen ist, dann erlauben manche Arbeitgeber es, E-Mails zu löschen. Bei diesem drastischen Schritt ist es jedoch ganz wichtig, dass Ihr Unternehmen mit diesem Vorgehen einverstanden ist. Außerdem müssen alle Personen, die während Ihrer Abwesenheit versucht haben Sie zu kontaktieren, davon in Kenntnis gesetzt werden, dass Sie Ihnen erneut eine E-Mail schicken sollen, falls ihr Anliegen wichtig war.

Erst sichten, dann antworten

Bevor Sie sich an das Beantworten der E-Mails machen, sollten Sie diese sichten und in verschiedene Kategorien unterteilen. Bei längerer Abwesenheit werden sich viele Angelegenheiten nämlich bereits geregelt haben. Teilen Sie Ihre Mails in folgende Ordner auf: Hohe Priorität, Handlungsbedarf, kein Handlungsbedarf und Papierkorb. In den ersten Ordner kommen alle E-Mails, die Sie wirklich beantworten müssen. In den Zweiten können Mails, die Sie aufbewahren möchten, aber nicht beantworten müssen hinterlegt werden. In den Papierkorb kommt der ganze Rest.

Drucken Sie die wichtigsten Mails aus

Legen Sie Ordner an, um E-Mail-Informationen, die Sie gerne aufbewahren möchten zu speichern. So können Sie diese E-Mails löschen und haben trotzdem weiterhin Zugriff auf die Informationen. Ist der Inhalt auch später noch relevant, dann können Sie diese Papiere in Archivboxen unterbringen; andernfalls sollten Sie sie mit einem Aktenvernichter zerstören.

Nach einem erholsamen Urlaub kann die bevorstehende Bearbeitung von Hunderten von E-Mails im ersten Moment sehr abschreckend wirken. Doch wer das Arbeitsprojekt gut organisiert, der muss sich keine großen Sorgen machen und wird innerhalb kürzester Zeit wieder Herr der Lage sein.

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