• Bürobedarf
  • Schulartikel
  • 30-Tage Rückgaberecht
  • Versandkostenfrei ab 39,- EUR inkl. MwSt
Navigation überspringen  
Ratgeber

Warum ein ordentlicher Arbeitsplatz wichtig ist

01.01.2020

Organisation und Sauberkeit im Büro sind wichtig, damit Arbeitnehmer ungestört arbeiten können. Auch Krankheitsausfällen kann dadurch vorgebeugt werden, denn beim Saubermachen werden nicht nur Schmutz und Staub entfernt, sondern auch Krankheitserreger und Keime.

Wenn kranke Arbeitnehmer im Büro erscheinen, sind diese nicht nur unproduktiver, sie gefährden auch die Gesundheit Ihrer Kollegen. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Booz & Company im Auftrag der Felix-Burda-Stiftung kosten diese “pflichtbewussten” Mitarbeiter ihre Firmen rund 2.400 Euro pro Jahr. Das ist doppelt so viel wie ein Angestellter, der seine Krankheit zu Hause auskuriert. Doch neben Sauberkeit sollte auch Ordnung nicht unterschätzt werden, da diese sich positiv auf die Produktivität auswirken kann.

Organisation für Konzentration

Ein gut organisiertes Büro sorgt dafür, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit nicht ständig unterbrechen müssen, um zum Beispiel im Aktenschrank nach Dokumenten zu suchen oder unter Türmen von Papier einen Tacker oder Kugelschreiber zu finden. Die unnötige Zeit, die man mit der Suche verbringt, summiert sich schnell.

Doch es ist nicht nur die verlorene Zeit, die zum Problem wird. Laut einer Studie der Michigan State University verdoppeln selbst kurze Konzentrations-Pausen von nur 3 Sekunden die Wahrscheinlichkeit beim Weiterarbeiten einen Fehler zu machen. Es lohnt sich also solch unnötige Ablenkungen zu minimieren. Mit den folgenden Tipps können Sie Ihr Büro reinigen und gleichzeitig auch bessere Arbeitsergebnisse erzielen.

Das richtige Zubehör

Mithilfe der folgenden Produkte sind Sauberkeit und Ordnung in Ihrem Büro kein Problem mehr:

  • Reinigungsmittel und Desinfektionsmittel. Wer gute Lappen, Reinigungsmittel und Desinfektionsmittel zur Hand hat, kann schnell jede Oberfläche reinigen und sie gleichzeitig von Keimen und Bakterien befreien. Nutzen Sie erst den Reiniger, um groben Schmutz zu entfernen und tragen Sie anschließend das Desinfektionsmittel auf, damit sich keine Krankheitserreger verbreiten. Für Ihren Computer sollten Sie zu speziellen PC-Reinigern greifen.
  • Mikrofasertücher. Sie schließen den Staub ein, sodass er nicht in die Luft gewirbelt wird. Wischen Sie Monitore und andere Oberflächen regelmäßig damit ab, damit sich kein Staub ansammeln kann.
  • Plastikboxen. Vermeiden Sie Chaos, indem Sie alle Büroutensilien gemeinsam lagern. Akten, Bücher und Papiere eines Kunden oder eines bestimmten Projekts können zum Beispiel in einer Plastikbox aufbewahrt werden. So haben Sie alle Dokumente an einem Ort griffbereit.
  • Etiketten. Nutzen Sie Etiketten, um darauf den Inhalt von Kisten, Heftern und Ordnern zu notieren. So müssen Sie diese nicht erst öffnen, sondern können den Inhalt auf einen Blick erkennen.

Den Schreibtisch aufräumen

Wer sich ein sauberes Büro wünscht, sollte einen aufgeräumten Schreibtisch zu seiner obersten Priorität machen. Zu diesem Zweck sollte jedes Dokument einen bestimmten Platz haben. Das erreicht man am leichtesten mit den richtigen Büroutensilien und Schreibtisch-Organizern. Stifte im Stiftköcher, Büroklammern im Büroklammerspender und Unterlagen in der Ablagebox – so muss man nie lange suchen.

Oft sind es aber die Türme von Papier, vor denen man sich fürchtet. Wenn Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch wollen, ist dies jedoch eine der ersten Hürden, denen man sich stellen sollte. Denn unübersichtliche Papierstapel hemmen nicht nur die Produktivität, sondern sind auch ein optischer Stressfaktor. Um die Übersicht zu bewahren, sollten Sie also ein gutes Ablagesystem einführen und Dokumente im Voraus richtig ablegen.

Dafür benötigen Sie lediglich einige Briefkörbe und Dokumentenmappen. Lagern Sie in einem Korb Papiere, die noch bearbeitet werden müssen, und im anderen Dokumente, die bereits abgeheftet werden können. Leeren Sie den Briefkorb mit erledigten Aufgaben am Ende jeden Tages. So bleibt es am Arbeitsplatz nicht nur übersichtlicher, sondern Sie erhalten auch ein Gefühl für die Arbeit, die Sie am Tag erledigen haben.

Digitalisierung

Viele von uns neigen dazu, Papiere erst einmal auf die Seite zu legen, für den Fall, dass wir sie doch noch benötigen. So wachsen Papiertürme langsam aber stetig. Um das zu vermeiden, treffen Sie für jedes Dokument auf Ihrem Schreibtisch sofort eine Entscheidung: bearbeiten, abheften oder entsorgen. Zu entsorgende Dokumente sollten mit einem Aktenvernichter geschreddert werden, um die Verbreitung vertraulicher Daten zu vermeiden. Einige wichtige Dokumente können Sie digitalisieren und auf Speichermedien wie externen Festplatten oder in der Cloud sichern. Praktische Helfer sind dafür zum Beispiel:

  • Multifunktionsdrucker. Ein Multifunktionsdrucker dient gleichzeitig auch als Scanner, mit dem man Papiere und Dokumente ganz leicht einscannen kann, um sie so zu digitalisieren. Das bedeutet, dass man sie nicht mehr auf den stetig wachsenden Papierturm legen muss. So kann man viel Platz einsparen und alle wichtigen Dokumente durch wenige Mausklicks schnell und effizient wiederfinden.
  • Aktenvernichter. Man muss nicht jedes Dokument aufbewahren, doch Papiere mit vertraulichem Inhalt sollten vor der Entsorgung mit einem Aktenvernichter zerstört werden.
  • Digitalkameras. Wenn Sie viel unterwegs sind, kommt eine Digitalkamera oder die Kamera auf dem Smartphone wie gerufen. Damit können Sie schnell Fotos von Kassenbelegen und anderen Dokumenten machen. Diese in Ordnern auf dem Handy zu sortieren dauert nur wenige Minuten und man muss nicht viele kleine Zettel aufbewahren.

Die Wichtigkeit für Ordnung und Organisation erkennen die meisten jedoch erst in späteren Jahren. Doch ein ordentlicher Arbeitsplatz kann tatsächlich Stresslevel reduzieren und die Arbeitsweise positiv beeinflussen. Führen Sie ein einfaches Ordnungssystem und einen Reinigungsplan in den Arbeitsalltag ein, um jedem Arbeitstag entspannt entgegenblicken zu können.

Zu unseren digitalen und analogen Ablagesystemen

Versand in 1-2 Werktagen