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Ratgeber

Wie Sie technisch auf dem Laufenden bleiben

21.06.2020

In einem modernen Büro geht es oft hektisch und stressig zu. Damit man bei all dem Drunter und Drüber den Überblick nicht verliert, sollte man immer gut organisiert sein. Das bedeutet, dass man die wichtigsten Büroartikel immer vorrätig haben sollte und dass man von technologischen Hilfsmitteln Gebrauch macht.

Fünf einfache Tipps, mit denen Sie zum organisiertesten Mitarbeiter werden


Kein Papierchaos am Schreibtisch

Papiere sammeln sich schnell im Büro. Sie wissen nicht genau wohin mit dem Schreiben und legen es erst einmal in einen der Briefkörbe, und ehe man sich versieht, hat man den Überblick verloren. Vermeiden lässt sich das Ganze, indem man wichtige Papiere sofort einscannt und anschließend mit einem Aktenvernichter zerstört. So hat man alle nötigen Informationen in digitaler Form immer sofort bereit und Ihr Schreibtisch bleibt ordentlich.

Mehr Telefonate, weniger E-Mails

Viele Büroarbeiter bekommen täglich Hunderte von E-Mails und dementsprechend lange muss man häufig auf eine Antwort warten. Das kann in dringenden Situationen zu Problemen führen. Statt eine E-Mail zu versenden, sollte man also öfter zum Telefonhörer greifen. Mit dem Telefon erhält man sofort eine Reaktion auf eine Anfrage und viele organisatorische Dinge können innerhalb weniger Minuten geregelt werden. Das macht nicht nur Ihr eigenes Leben leichter, sondern auch das Ihres Gegenübers; niemand kämpft sich gern durch unzählige E-Mails.

Speichermedien

Egal ob Sie auf ein einziges Dokument, eine Präsentation oder auf die gesamte Buchhaltung zugreifen möchten, mit den richtigen Speichermedien wie CDs, USB-Sticks und externen Festplatten, lässt sich das ganz einfach bewerkstelligen. Man muss sich nicht mehr durch Archivierungsboxen wühlen, um an die gewünschte Information zu gelangen, sondern kann diese ganz einfach vom Computer, Smartphone oder Tablet aus aufrufen. Digital gespeicherte Daten eignen sich auch hervorragend als platzsparendes Backup.

Nutzen Sie Apps

Organisations-Apps wie Evernote können Ihr Leben erleichtern. Fotografieren Sie Briefe, Dokumente und Notizen auf dem Whiteboard einfach mit Ihrem Handy und nutzen Sie eine App wie Evernote, die Bilder nach Text durchsuchen kann. So vergessen Sie keine Ideen mehr und können überall auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion

In einem geschäftigen Büro muss man an viele Dinge denken. Damit man Meetings, Abgabefristen und andere Termine nicht vergisst, sollte man diese sofort im Handy oder auf dem Computer speichern. Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion, damit Sie rechtzeitig informiert werden, was ansteht. So vergessen Sie nie wieder Meetings oder einen dringenden Abgabetermin.

Ordnung ist das halbe Leben und kann im Büro einen sehr guten Eindruck machen. Unsere fünf einfachen Tipps können Ihnen dabei helfen, Dinge schnell zu organisieren, Daten verlässlich und platzsparend zu sammeln und Termine einzuhalten. So lässt auch die Beförderung bestimmt nicht mehr lange auf sich warten.

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