Erklärung zum Datenschutz

1. Einleitung

Wenn Sie ein Kunde von Staples Nederland B.V. ("Staples") sind, können Ihre personenbezogenen Daten von Staples verarbeitet werden. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Sie einen Vertrag mit Staples abschließen, wenn Sie ein Konto auf einer unserer Webseiten erstellen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, wer wir sind, wie und zu welchem Zweck wir Ihre persönlichen Daten innerhalb von Staples verarbeiten, wie Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben können und weitere relevante Informationen.

Wir tun unser Bestes, um Ihnen diese Informationen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie jedoch nach Durchsicht dieser Datenschutzerklärung noch Fragen zu unserer Verwendung Ihrer persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie die Kontaktdaten am Ende dieser Erklärung verwenden.

Informationen über unsere Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien finden Sie in unserer "Cookie-Erklärung".

Bitte beachten Sie auch, dass wir Staples ständig weiterentwickeln und verbessern. Sollte sich dies auf die Art und Weise auswirken, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, so wird dies in dieser Datenschutzerklärung berücksichtigt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf etwaige Änderungen zu überprüfen. Am Ende dieses Dokuments finden Sie das Datum, an dem die Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert wurde.

2. Wer sind wir?

Staples Nederland B.V. ist der Verwalter der Aktivitäten von Staples , einschließlich Staples Business Advantage, Staples Wholesale, Staples Online und Staples Retail, sowie der Websites staples.de.

Unsere Kontaktinformationen sind:

Staples Nederland B.V.
Rondebeltweg 102
1329 BH Almere
Niederlande

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen möchten, verwenden Sie bitte die Kontaktdaten am Ende dieses Dokuments.

Die für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zuständige Person ist unser Datenschutzbeauftragter (DSB). Sie können sie unter [email protected] erreichen.

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Staples verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

Auftragsabwicklung und Vertragserfüllung - Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Vorbereitung, Entgegennahme, Abwicklung und Erfüllung Ihres Kaufvertrages.

Verwaltungstätigkeiten - Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von Verwaltungs- und Finanztätigkeiten, wie z. B. Berichterstattung, Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen und Inkasso.

Kommunikation, Marketing und Treueprogramme - Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Kundendienst und Support zu leisten, um unsere Beziehung zu Ihnen zu pflegen, um Marketingaktivitäten durchzuführen, um Ihnen personalisierte Angebote zu machen, um Sie in ein Treueprogramm aufzunehmen und/oder um Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen.

Rechtliche Zwecke - Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Sie zu identifizieren, um Betrug zu verhindern, um Prüfungen durchzuführen, um Gerichtsverfahren einzuleiten, um die Sicherheit innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten und um in Übereinstimmung mit gesetzlichen Verpflichtungen zu handeln.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?

Auftragsabwicklung und Vertragserfüllung

- Wenn Sie eine Bestellung bei Staples aufgeben, ist es notwendig, dass wir Ihre persönlichen Daten erfassen und speichern, um Ihre Bestellung zu bearbeiten und auszuliefern, Sie über den Bearbeitungsstatus auf dem Laufenden zu halten und - falls erforderlich – Rücksendungen zu bearbeiten. Aus diesem Grund benötigen wir je nach Art und Herkunft der Bestellung Kontaktangaben zu Ihnen und Ihrer Organisation.

Wir können Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben, um Ihre Bestellung auszuführen. Ihre persönlichen Daten können an Spediteure weitergegeben werden, um die richtige Sendung an den richtigen Ort zu liefern oder Rücksendungen von Ihnen abzuholen.

Wird für die Bestellung eine elektronische Zahlungsmethode verwendet, können Ihre Daten von einem Zahlungsdienstleister verarbeitet werden. In diesem Fall ist der Zahlungsdienstleister für die Abwicklung Ihrer Zahlung verantwortlich.

Rechtmäßige Grundlage: Abschluss eines (Kauf-)Vertrags

Administrative Tätigkeiten

- Rechnung und Lastschriftverfahren - Sobald eine Bestellung aufgegeben und bearbeitet oder geliefert wurde, erhalten Sie von Staples eine Rechnung. Staples verarbeitet auch personenbezogene Daten, wenn es Schuldner mit offenen oder unbezahlten Rechnungen gibt. Kunden mit offenen Rechnungen werden automatisch gemahnt und erhalten regelmäßige Zahlungserinnerungen. Zu diesem Zweck werden personenbezogene Daten wie Kontaktdaten, Bestelldaten und Unternehmensdaten verarbeitet.

Rechtmäßige Grundlage: Berechtigtes Interesse

Kommunikation, Marketing und Kundentreueprogramme

- Kundenbeziehungsmanagement - Ihre Beziehung zu Staples ist für uns von großer Bedeutung. Deshalb treffen wir alle Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Die Verwaltung von Kundenbeziehungen umfasst die Erstellung eines Vertrags mit Ihnen oder die Registrierung eines Kontos in unserem System. Dazu gehört auch die Weitergabe Ihrer Daten an andere Staples-Abteilungen, um Bestellvorschläge zu erstellen oder Rechnungen an die entsprechende Stelle zu senden. Zu diesem Zweck erfassen wir Ihre Kontaktinformationen.

Legitime Grundlage: Ausführung eines Vertrags, berechtigtes Interesse

- Kundendienst und Support - Wir möchten Ihnen so schnell wie möglich helfen, wenn Sie uns um Unterstützung bitten oder eine Beschwerde einreichen. Zu diesem Zweck müssen wir Ihre personenbezogenen Daten in Form von Notizen und Aufzeichnungen von Gesprächen oder Telefonaten, die Sie mit unseren Mitarbeitern führen, verarbeiten. Wir verwenden diese Informationen nicht nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, sondern auch, um die Qualität unserer Dienstleistungen zu analysieren und zu verbessern. Zu diesem Zweck erfassen wir Ihre Kontaktdaten und Ihre Frage oder Beschwerde. In bestimmten Fällen kann Ihre Akte zu Bildungs- und/oder Ausbildungszwecken verwendet werden.

Für den Fall, dass ein bei Staples erworbenes Produkt fehlerhaft ist oder nicht den Erwartungen entspricht, können wir Dritte mit der Durchführung von Reparaturen oder der Erbringung anderer Dienstleistungen beauftragen. An Staples gerichtete Serviceanfragen können direkt von seinen Lieferanten bearbeitet werden; die zu diesem Zweck an diese Dritten weitergegebenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf die Daten, die für die Erbringung der angeforderten Dienstleistung erforderlich sind, und zwar ausschließlich zum Zweck der Erbringung dieser Dienstleistung.

Rechtmäßige Grundlage: Ausführung eines Vertrags

- Marketing- und Werbeangebote - Wenn Sie bereits Kunde von Staples sind oder zuvor angegeben haben, dass Sie unsere Werbeangebote erhalten möchten, werden Sie möglicherweise in eine Verteilerliste von Empfängern aufgenommen, an die E-Mails, Kataloge, Prospekte und/oder Broschüren gesendet werden. Wir verwenden Ihre persönlichen Daten, um diese Angebote und Mitteilungen zu versenden.

Legitime Grundlage: Zustimmung, berechtigtes Interesse

- Teilnahme an Kundenbindungsprogrammen - Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie angeben, dass Sie an einem unserer möglichen Kundenbindungsprogramme teilnehmen möchten, um personalisierte Angebote zu erhalten oder um im Rahmen von Umfragen zur Kundenzufriedenheit oder zu Kundenbedürfnissen Feedback zu geben. Zu diesem Zweck kann Staples Ihre Kontakt- und Kontodaten erfassen und verarbeiten.

Rechtmäßige Grundlage: Zustimmung

Gesetzliche Zwecke

- Kundendaten können für die Untersuchung, Verhinderung oder Lösung von Betrugsfällen erforderlich sein. Wir können auch verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an Behörden (z. B. Gerichte oder Steuerbehörden) weiterzugeben, wenn dies zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

Ebenso kann Staples im Falle der Weigerung eines Kunden, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, die persönlichen Daten dieses Kunden an seinen Rechtsbeistand weitergeben, um gerichtliche Schritte zur Sicherstellung der Zahlung einzuleiten.

Legitime Grundlage: Gesetzliche Verpflichtung

4. Welche persönlichen Daten erheben wir von Ihnen?

Wenn Sie mit Staples Geschäfte machen, erfassen wir verschiedene Kategorien persönlicher Daten von Ihnen:

Kontaktinformationen (Name, Adresse, Stadt, E-Mail, Telefonnummer, Faxnummer)

Unternehmensinformationen (Firmenname, Adresse, Postleitzahl, Ort, Handelskammerregistrierungsnummer, Umsatzsteuernummer)

Konten (Benutzername, Benutzer-ID, Passwort (verschlüsselt))

Auftragsdaten (Datum/Uhrzeit, Artikel oder Dienstleistung und Menge, Auftragsstatus, Auftragsmenge, Verkaufspreise und Auftragskosten, Zahlungskonditionen und Transaktionsdaten)

Marketing- und Kommunikationsdaten (Ihre Opt-in/Opt-out-Entscheidungen für Direktmarketing/persönliche Angebote, Newsletter und dergleichen)

Diese Daten können je nach Vertriebskanal unterschiedlich sein

Teilnahmedaten (ob Sie eine bestimmte Aktion oder ein Treueprogramm in Anspruch nehmen)

Diese Daten können je nach Vertriebskanal unterschiedlich sein

Angaben zum Kundendienst (Registrierung Ihres Kontakts mit unserem Kundendienst, einschließlich Korrespondenz per E-Mail oder Brief und Telefonanrufe)

Einzelheiten zur Nutzung der Website (Cookies und dergleichen)

5. Auf welche Rechtsgrundlage stützen wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten muss, um rechtsgültig zu sein, eine Rechtsgrundlage haben, wie sie in der Allgemeinen Datenschutzverordnung beschrieben ist. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Staples auf der Grundlage der folgenden vier Rechtsgrundlagen:

(1) zur Erfüllung einer Bestellung oder eines (Dienstleistungs-) Vertrags in Ihrem Namen oder

(2) um einer gesetzlichen Verpflichtung oder Vorschrift nachzukommen, oder

(3) für ein berechtigtes Interesse, das von uns verfolgt wird, oder

(4) Ihre ausdrückliche Zustimmung.

Abschluss einer Vereinbarung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, die für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, da wir ohne diese Daten nicht in der Lage wären, unsere Verpflichtungen, die sich aus dem Vertrag ergeben, zu erfüllen. Die Abwicklung von Aufträgen, Verträgen und Dienstleistungen fällt unter diese Rechtsgrundlage.

Rechtliche Verpflichtung

Wir sind gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, um steuerliche und andere rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Legitimes Interesse

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden berechtigten Interessen:

- Um eine langfristige Beziehung zu Ihnen als Kunden aufrechtzuerhalten und Ihnen Produkte und/oder Dienstleistungen anbieten zu können (auch durch Direktmarketing)

- Um uns bei eventuellen Gerichtsverfahren verteidigen zu können

- Verbesserung der Wirksamkeit unserer Dienstleistungen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten in pseudonymisierter Form verwenden, um zu verstehen, wie wir einen Dienst entwickeln und verbessern können, sowie für Berichtszwecke und allgemeine statistische und analytische Zwecke. Wenn die Umstände es rechtfertigen, können wir personenbezogene Daten zur Untersuchung oder Verhinderung von Betrug oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen verarbeiten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten für diese Zwecke erfüllt daher für uns einen legitimen Zweck.

Zustimmung

In den Fällen, in denen die drei vorgenannten Rechtsgrundlagen nicht zutreffen, werden wir Ihre Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung verwenden.

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung jederzeit widerrufen können. Wie Sie dies tun können, erfahren Sie im Abschnitt "Zustimmung widerrufen“.

6. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Wir können Ihre Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung und in dem gesetzlich zulässigen Umfang an Dritte weitergeben. Wir werden Ihre persönlichen Daten jedoch niemals ohne Ihre Zustimmung an Dritte für deren eigene Marketingzwecke weitergeben.

Ihre personenbezogenen Daten können an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:

Interne Abteilungen und andere Unternehmen innerhalb unserer eigenen Gruppe (Staples Solutions)

Wir können Ihre persönlichen Daten intern an andere Abteilungen (wie z. B. die Debitorenbuchhaltung) und an andere Unternehmen innerhalb von Staples Solutions weitergeben, um Ihnen geeignete Informationen zur Verfügung zu stellen, Produkte oder Dienstleistungen zu liefern (einschließlich Kundendienst), neue Produkte und Dienstleistungen, Werbeaktionen und Mitteilungen zu entwickeln und um mögliche illegale Aktivitäten, Verstöße gegen unsere Geschäftsbedingungen, Betrug und/oder Verletzungen der Datensicherheit zu verhindern, aufzudecken und/oder zu untersuchen.

Behörden

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Aufsichtsbehörden wie Steuer-, Zoll- und Polizeibehörden sowie an andere öffentliche Stellen weitergeben. Wir stellen Ihre persönlichen Daten zur Verfügung:

- um einer gesetzlichen Verpflichtung oder einem Gerichtsbeschluss nachzukommen; oder

- wenn dies zur Verhinderung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist; oder

- Soweit dies zur Durchsetzung unserer Richtlinien oder zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer erforderlich ist.

Unternehmensdienstleister (Datenverarbeiter)

Wir können Geschäftsdienstleister einsetzen, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen helfen. Diese Organisationen können nur nach unseren Anweisungen handeln und sind von uns vertraglich verpflichtet, die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nicht für ihre eigenen Zwecke zu verarbeiten.

Zahlungsdienste

Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen, werden Sie möglicherweise um die Angabe von Zahlungsdaten gebeten. Diese Angaben können direkt vom Zahlungsdienstleister verwendet werden. Der Zahlungsdienstleister ist dafür verantwortlich, dass Ihre Zahlung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Grenzen ausgeführt wird.

Sonstiges

In bestimmten Fällen können wir Ihre Daten an Dritte weitergeben. Wir beziehen uns insbesondere auf Dritte, die Teil von Staples Solutions sind oder Unternehmen, die infolge von Umstrukturierungen, Fusionen oder Übernahmen Teil von Staples Solutions und/oder seinen Rechtsnachfolgern werden.

7. Werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

8. Wie speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden anonymisiert oder gelöscht, wenn sie für die in dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Es gibt Situationen, in denen bestimmte Elemente Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, die von öffentlichen Einrichtungen auferlegt werden, für einen längeren Zeitraum gespeichert werden. Wir können auch Elemente Ihrer personenbezogenen Daten für unsere eigenen legitimen Zwecke aufbewahren, z. B. zur Aufdeckung von Betrug, zur Bearbeitung möglicher Streitigkeiten oder zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Dritten, wie z. B. unseren Lieferanten.

9. Wie können Sie Ihre Rechte auf Schutz der Privatsphäre (Rechte der betroffenen Personen) wahrnehmen?

Sie können jederzeit beantragen, dass die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten eingesehen, geändert oder gelöscht werden. Sie können auch unseren an Sie gerichteten Marketingaktivitäten oder der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zur Profilerstellung widersprechen oder ganz allgemein der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Sie haben auch das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten an einen von Ihnen bestimmten Dritten übermitteln (Datenübertragbarkeit). Diese Rechte werden auch als die "persönlichen Rechte der betroffenen Personen" bezeichnet.

Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, können Sie einen Antrag an uns stellen. Verwenden Sie dazu bitte die Kontaktangaben am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Bitte beachten Sie, dass wir Sie um einen zusätzlichen Identitätsnachweis bitten werden, um zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu Ihren Daten erhalten.

Wenn Sie unsere Direktmarketing-Mitteilungen nicht mehr erhalten möchten, teilen Sie uns dies bitte über die Kontaktangaben am Ende dieser Datenschutzerklärung mit.

10. Kann ich meine Zustimmung zurückziehen?

Wenn Sie Ihre Zustimmung gegeben haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nicht rückwirkend möglich ist und dass es einige Zeit dauern kann, bis die Änderung in allen unseren Systemen verarbeitet ist.

Sie können Ihre Zustimmung zum Direktmarketing auf digitalem Wege zurückziehen, indem Sie auf den Link zum Abbestellen am Ende jeder Marketing-E-Mail klicken, die wir Ihnen schicken, oder indem Sie Ihre Einstellungen ändern, nachdem Sie sich auf unseren Websites angemeldet haben.

Wenn Sie Ihre Zustimmung für andere Aktivitäten zurückziehen möchten, senden Sie uns bitte eine schriftliche Anfrage über die Kontaktdaten am Ende dieser Datenschutzerklärung.

11. Kann ich eine Beschwerde einreichen?

Sie können eine Beschwerde bei unserem Datenschutzbüro einreichen, indem Sie die Kontaktinformationen am Ende dieser Datenschutzrichtlinie verwenden. Darüber hinaus können Sie eine Beschwerde bei der 'Autoriteit Persoonsgegevens', Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV, Den Haag, einreichen.

12. Wie kann ich Staples kontaktieren?

Wenn Sie weitere Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich auch per E-Mail an [email protected] oder per Post an unser Datenschutzbüro wenden

Staples Nederland B.V.
z.H.: DSB
Rondebeltweg 102
1329 BH Almere
Niederlande

13. Wann wurde diese Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert?

Diese Erklärung zum Datenschutz wurde am 17. Mai 2022 aktualisiert.